Porteur de projet : Sylvie
Poste/Fonction : Office & Happiness Manager
Entreprise/Organisation/Secteur d'activité : IMPLICITY
Lieu: PARIS
DESCRIPTION DE L'INITIATIVE
Lorsque j'apprends que nous allons prochainement accueillir un ou une nouvelle collègue, j'active le process "Happy Onboarding" :) L'idée est d'accompagner la personne depuis l'établissement de son contrat/convention jusqu'à la fin de son contrat : durant toute sa "vie en entreprise". Au fil du temps, en fonction des retours de mes supers collègues (co-founders compris - c'est primordial de le préciser car ils sont bienveillants. Nous avons beaucoup de chance !), j'ai pu affiner mon process. Cela m'a permis de constituer un "Happy Welcome Kit" pour le 1er jour du collaborateur/collaboratrice. Je mets un point d'honneur sur l'accompagnement et la communication dès le début du suivi du dossier. Il est important que la personne en face se sente considérée et écoutée. En général, je fais l'exercice de toujours me mettre à la place de l'autre, pour répondre au mieux aux attentes de chacun. Je vous passe les détails, mais en gros la semaine avant l'arrivée de la personne : j'envoie un dernier mail récapitulatif avec toutes les informations utiles pour son 1er jour/1ère semaine. Son kit est également paré sur son bureau : matériel IT, fournitures, goodies brandés, badge, etc. et mon fameux post-it "Bienvenue Prénom :) ". Ce sont les petites attentions du quotidien qui rendent magiques nos journées en entreprise. N'est-ce pas ?
L'INITIATIVE EN DÉTAIL
Dans quel contexte particulier, cette initiative a-t-elle été lancée ?
Pour permettre aux nouveaux collaborateurs/collaboratrices de bien commencer l'aventure Implicity.
Comment s'est déroulée sa mise en action ?
A Implicity, voici ce que je fais et ce qui est déjà en place :
- Accompagnement dès le début du process.
- 1er mail pour l'onboarding administratif avec demande de tous les docs admin nécessaires à l'établissement du contrat / convention + besoins en matériel (je demande toujours car en fonction du background du futur collaborateur, le but étant de le ou la mettre à l'aise dès le début).
- en intro toujours la petite phrase "Sylvie blabla, enchantée et bienvenue dans la Team !"
- Echanges par téléphone/mail si besoin jusqu'à la signature dudit contrat.
- 2ème mail "Bienvenue dans la Team ^^" envoyé la semaine avant l'arrivée :
§1 sur les modalités pour venir au bureau (date et heure pour le 1er jour) + infos liées aux mesures sanitaires mises en place (+PJ)
§2 : planning de présentations pour la 1ère semaine = 1 créneau 1 présentation des activités de chaque département et on commence bien-sur par moi
§3 : listing du matériel pour celles et ceux qui arrivent sur une période où je n'ai malheureusement pas la possibilité de venir au bureau pour préparer son welcome kit (ex. pendant le 1er confinement). J'envoie tout de même cette liste au cas où si jamais ils ont besoin plus tard d'autres matériels...
§4 : un petit recap sur ce qu'il reste ou non à faire au niveau admin.
- Welcome Kit préparé pour le nouveau collaborateur/collaboratrice. - Annonce sur Slack avec 1 photo du nouveau collaborateur/collaboratrice.
- 1er jour : le manager sera d'office le ou la référente pour son intégration + slack de bienvenue + intro en réunion d'équipe du Lundi pour que la personne puisse se présenter au reste de la Team - 1ère semaine : pitch des head of de chaque département.
- A la fin de la 1ère semaine ou le lundi suivant : demande de news, je checke si tout va bien pour la ou le nouveau collègue.
- A 1 mois : avec son manger point global avec état d'avancement des missions, moment privilégié d'échanges des 2 côtés (toujours!).
- A mi-parcours (si stage) : point global avec état d'avancement des missions, moment privilégié d'échanges des 2 côtés (toujours!) .
- A 3 mois : point plus poussé (intégration, connaissance des process, de l'activité et avec les collègues
- Hors COVID : déjeuner avec les membres du COMEX 1 fois par trimestre avec la team nouveaux arrivants.
Ps : je ne précise pas les petit-déjeuners et déjeuners car hors COVID, j'en propose régulièrement pour favoriser les interactions entre collègues. Je propose également plusieurs mini activités sur le temps du déjeuner pour qu'on passe un super moment et généralement, les nouveaux se prennent au jeu et les liens se font naturellement. Et enfin il y a notre Offsite annuel qui permet de connecter toute la Team sur des temps de travail et des moments de convivialité.
LES CLÉS DE LA RÉUSSITE
Selon toi, quels ont été les éléments de réussite de cette initiative ?
Je pense que tout le process est un succès. Tout le monde joue le jeu. Même si nous sommes tous sous l'eau, la bienveillance entre nous est notre force : nous en faisons notre priorité !
Quelles autres actions as-tu envie de mettre en place pour réenchanter le travail dans ton entreprise ou organisation ?
J'ai beaucoup d'idées - ça fuse de tous les côtés (mon côté créatif qui s'exprime). Tant que je n'ai pas concrétisé mes idées et vu les retombés je préfère ne pas m'exprimer dessus.
Si toi aussi, tu souhaites partager une initiative que tu as mises en place dans ton organisation pour réenchanter le travail, tu peux la soumettre ici